セミナー後の煩雑なデータ処理を自動化｜戦略立案へ時間を再投資

支援企業

支援業務

支援前の課題

支援・成果

クライアントの課題

今回ご支援させていただいたのは、人材育成プラットフォームを展開するIT企業様です。 法人向けにマーケティング・営業・AIなど各分野に特化した育成コンテンツのオンラインセミナーをリード獲得の主要施策として積極展開されています。また顧客管理には、Hubspotを使用しており、セミナー後には参加者のデータを取り込んで活用されています。

ご依頼背景

• データ整形からHubspot連携に時間を要しており、「セミナーの質向上」「顧客対応の改善施策立案」など、本来のコア業務である戦略業務に手が回らない
• 上記は手作業が多く、ミスが頻出している

セミナー後のデータ処理においては以下のフローが手動で行われており、月に複数回開催されるセミナー運営業務において大きな負担となっていました。

1. 視聴データ、申込データ、アンケート回答データをそれぞれ抽出
2. シート上に手作業でアンケートデータの整形（具体的には、メールアドレスの一致確認、重複者の排除をし、相談希望者や資料請求希望者などをタブごとに仕分けをする）
3. 検算（セミナー申込者数と未視聴・未回答を含めたアンケート回答者数の総数が合致しているかを確認）
4. 各タブをHubSpotへインポート

また、大部分が手作業によって行われていたため、手順が複雑化し属人化していました。そのため、担当者の不在で回らなくなってしまうリスクもありました。

こうした背景により、本来取り組むべき「セミナー内容の改善」や「参加者へのナーチャリング施策立案」に割ける時間が少なくなり、マーケティング全体の質的成長にも影響を及ぼしていました。

弊社では、自動化を活用して業務を効率化することで、“顧客データを活かす”戦略に集中できる体制を実現できるよう支援させていただきました。

課題解決に向けたアプローチ

ワンクリックのみでデータ整形・Hubspotへのインポートができるデータ基盤を構築し、課題の解決を行いました。

• Hubspotの仕様に合わせて設計
  • Hubspotの仕様に合わせた設計により、HubSpotとの連携をスムーズにし、後工程でのエラーや手戻りを防ぐ
• データの自動整形テンプレートを構築
  • 取り込んだデータをワンクリックで瞬時に整形・仕分け・重複除去が完了
  • 相談希望者や資料請求希望者などのカテゴリ分けも自動で反映
• データをHubspotへ自動連携
  • 「Hubspotへインポート」ボタンを押すだけで、整形済みデータをリアルタイムでHubspotに反映

実現できたこと

• データ処理に関するミスがゼロに
  • 整形ロジックを自動化することで、手作業による入力ミスがなくなり、正しいデータをHubspotへ入れられるようになりました。これにより後の分析やナーチャリングにおいても好影響が与えられます。さらに、手戻りがなくなることで業務の効率化を実現しました。
• 簡単な操作によって誰でも対応が可能
  • 操作はワンクリックで済むため、属人化していた作業が誰もが対応可能なものとなりました。
• 自動化により、作業時間約80％の削減
  • 複数データの突合・整形・分類・出力までが一括で行えるため、毎回の業務負荷が大幅に軽減。これにより、空いた時間を、セミナー改善・施策設計・リード対応といった戦略的な業務へ再投資することが可能になりました。

定量的な評価と改善サイクルを確立し、より効果的なセミナー運営を目指す

セミナー運営の基盤となる業務の改善に続き、今後はセミナー自体の改善に入っていきます。 よりリードを獲得する効果的なセミナーにするためには、客観的なデータに基づいた意思決定、改善が必要です。 そのため、セミナーに関する数値の計測環境を構築、課題の特定をし、コンテンツや集客方法、フォローアップなどの改善を提案していきたいと考えています。

関連サービスはこちら